科技报告撰写规范

4 科技报告撰写规范
  2014 年, 国家标准化委员会颁布了“ 科技报告编写规则”(GB/T7713.3-2014)、“科技报告编号标准”(GB/T15416-2014)、“科技报告保密等级代码标识标准”(GB/T30534-2014)和“科技报告元数据标准”(GB/T30535-2014),对科技报告的结构、构成要素以及编写、编排格式等进行了明确规定。
4.1 构成要素
  完整的科技报告由前置部分、正文部分、结尾部分三大部分构成,每一部分又由不同的要素组成。按照科技报告是否必须具备这些要素的状态来划分,可将这些要素划分为必要要素和可选要素两大类。其中,必备要素是科技报告必须要包含的要素,包括前置部分的封面、辑要页、目次,正文部分的引言、主体、结论和建议部分,其余各要素均为可选要素,具体构成如下表所示:


  根据湖南省科技报告试点工作的要求和湖南省科技计划项目科技报告编写模板的规定,湖南省科技计划项目科技报告由封面、辑要页(基本信息表)、目次、插图和附表清单、引言部分、主体部分、结论部分、参考文献等组成,以下对其撰写方法进行具体介绍。
4.2 总体要求
  科技报告必须由科研项目的主要完成人员撰写。科技报告的内容应完整、真实、准确、易读,有一定的技术含量和保存利用价值。
4.2.1 体例要求
  科技报告是对科研活动的过程、进展和结果进行描述,并按照规定的标准格式编写而成的科技文献。所以,科技报告应按照科学技术论文的格式来撰写,主要是针对研究对象、研究过程、研究方法和研究结果等进行描述,而非针对本项目或本课题等,这与项目、课题结题验收时提交的验收报告存在着明显的差异。科技报告撰写要分章节,且章节安排要有系统性和逻辑性,章节结构和章节标准应清晰明了,并针对科学技术内容自拟标题,报告撰写主要针对科研人员或同行,而非管理者,应以第三人称撰写。科技报告撰写要依据研究对象特点和研究过程阶段,就本身的创新内容进行详细记录,所以不同类型科技报告的撰写要有一定差异,如试验报告和研究分析报告就有一定的写作差异。
4.2.2 内容要求
  科技报告可分为专题报告、进展报告、最终报告等类型,由于涉及的学科、选题、方法、工作进程、结果表达、写作目的等不同,正文内容的具体构成或撰写方法有很大的差异,很难做出统一规定和要求。但是,每一种类型的科技报告,会有一些共性特点。
● 最终报告
  最终报告是为项目结题验收而编写、作为项目验收必备材料的一种科技报告类型,需全面描述研究工作的目的、过程和结果,包括经验和教训,要以数据、图表、照片等充分展示所做的工作。必要时,可简要描述项目先前的专题报告和
进展报告,但不需过多描述项目来源等事务性内容,不需描述财务内容。最终报告的正文内容通常包括:
(1)引言:涉及报告研究内容的背景、主题、目的、脉络结构等信息,为读者阅读报告全文提供较为详细的“纲要”。
(2)主体:对研究方法、假设和工作程序以及研究结果进行叙述和讨论,并提出有关建议和方案的部分。
(3)讨论和总结:要写明经定性、定量分析所得到的结果,以说明数据的可靠性。尽量运用图、表直观表达数据资料,表明研究的结果。讨论是对研究结果的议论,目的是解释研究结果,推出一般性结论,建立并验证理论,指出应用价值,提出研究的不足。结论要简明扼要地说明研究的全部结果,使其具有客观性和概括性。
(4)参考文献:列出研究过程中参考引用的主要文献资料,一方面表明尊重文献作者劳动,开扩读者的思路,帮助读者查询引用文献原文;另一方面也表明研究者对本课题研究领域进展情况的掌握程度,有利于读者对报告的认可。例如,美国国家航空航天局一份报告号为NASA-CR-114400、题名为“航天飞机末期自动和手动导航与控制系统研究”的最终报告,内容主要分为五部分:第一部分为“引言”;第二部分为“系统概念讨论”,包括航天器任务和性能要求、滑翔均衡方法路径的探讨、制导与控制概念、手动控制概念;第三部分为“系统设计研究,包括直翼车辆系统的设计研究、三角体轨道飞行器系统的设计研究、三角翼轨道飞行器系统的设汁研究;第四部分为模拟器验证,包括模拟器程序概要、模拟器仪表、飞行器性能概要、飞行器性能验证和试验评估、导航和制导系统机械和飞行试验要求;第五部分为结论与建议。
● 专题报告
  专题报告包括分析/研究报告、试验/实验报告、工程/生产/运行报告等,因报告属性的不同内容差异较大。其中研究/分析类报告是科学研究机构承担科研项目、开展科学研究、技术分析等活动中编写的研究性科技报告,是科学研究和分析实际过程的详细记录,文字不甚讲究,篇幅可长可短,短则数十页,长则可达数百页甚至上千页,专业性强。研究/分析报告通常由引言、研究分析方法、研究分析过程、结果与讨论、结论与建议等组成,具体包括:
(1)引言:包括报告主题、目的、范畴、脉络结构。在引言中,对主体的陈述应明确所涉及的学科领域及相关术语的定义,还可涉及开展主体研究的理论基础、历史背景及其意义等信息。对目的的陈述,主要是阐明开展研究的原因;对范畴的陈述,主要是明确报告的研究范围。
(2)分析研究的方法、假设与过程:简要地描述研究/分析工作所使用的方法、假设和程序,便于读者在不查阅其他文献的情况下对报告提及的研究结果进行评价。对方法、假设和程序的描述应能够为专业读者重复研究过程提供足够的信息。
(3)分析研究的结果与讨论:主要归纳总结研究成果、分析结论以及其可靠性和意义,可以利用数据进行突显或证实。不影响理解研究成果/分析结论的辅助细节信息一般不出现在讨论部分,而是置于附录中。
(4)分析研究的结论与建议:结论用来解释讨论中证实的发现及其意义和影响,侧重于基于研究成果/分析结论的评价,应概括作者观点,其编写应达到可以独立阅读的程度。建议是根据研究成果/分析结论提出行动建议。
(5)参考文献。
  例如,美国海军学院承担美国国防部项目产生的一份报告号为ADA345638、题名为“航空母舰短距离起飞和垂直着陆”的研究报告,长达287 页。该报告分为五部分:第一部分为引言;第二部分为任务需求和系统要求;第三部分为研究过程,包括设计原理、设计假设、设计方案的可行性研究、系统/航母描述、船体机械和电气系统设计、灾难控制研究、人员配备研究、成本分析等;第四部分为结论;第五部分为参考文献。试验/实验报告是科技人员为了描述和记录某项实验(试验)的条件、过程与结果编写而成的科技报告,其他科研工作者依据报告中的描述和记录能重复实验过程或重现科研结果。试验/实验报告一般需要包括以下内容:
(1)引言或简介:可包括试验/实验的背景、来源、起因、目的、范围或用途等内容。也可包括国内外试验/实验综述、试验/实验方法的理论或原理、模型和工具、测量方法、数据采集方法等内容。
(2)试验/实验材料和设备:可包括试验/实验所用材料的成分、构成、性能等,所用试剂的技术规范(品种、规格、纯度等),材料或试剂的数量、来源和制备等内容,凡是与实验对象有关的、有利于说明结论的均可详细列出。对试验/实验所用的仪器和设备,应写明其型号、规格、生产厂家等。如果是自制设备应列出详细数据、必要的图标和性能。
(3)试验/实验过程和数据处理:可包括试验/实验的设计和大纲、测试细则、实验对象和各种物理化学条件、程序或步骤、试验/实验操作过程、试验/实验中观察的现象或测量到的数据、数据说明和处理分析方法、科学计算等内容。
(4)试验/实验结果:这是报告最重要的部分,可包括对试验/实验观察的现象或效应的描述和分析,试验/实验数据整理、列表或绘图说明等,或进行数理统计分析和误差分析,说明数据的可靠性、重要性和适用性。对实验结果与理论计算进行比较,分析其现象和原因。
(5)试验/实验结论和建议:在试验/实验结果的基础上,总结归纳出试验/实验的结论,提出自己的观点或论点。最后,可对试验/实验结果或结论进行讨论,对试验/实验结果的理论意义和实用价值做出评价,也可以指出目前试验/实验的不足之处,提出今后试验/实验发展方向与建议等。另外,试验/实验报告应尽可能的将全部试验/实验数据和图表作为附件,详细的列在文后,供他人参考。美国科技报告中的试验/实验报告,其试验/实验数据和图表作为附件,往往占据整个报告篇幅的大部分。例如密歇根州立大学承担的美国空军项目撰写的一份报告号为ADA477877、题名为“Ti/TiB 功能材料的声波疲劳测试”的实验报告,分为简介、实验材料和条件、实验过程、实验结果、实验结论和建议等部分,报告全文150 页,其中正文部分19 页,而作为附录的实验数据占了131 页。
● 进展报告
  进展报告主要描述合同规定时间范围内项目研究的目的、内容、方法和过程,以及在此阶段内所取得的进展、获得的经验、工作的失误和教训等内容,同时应描述下一阶段研究工作的建议和初步安排等。进展报告包括阶段报告、中期报告、年度报告甚至季度报告等,是项目实施过程跟踪、管理和监督的主要依据。进展报告除了必须具备项目管理部门要求编写的项目阶段执行情况、进展、结果、下一步计划等内容外,应强调报告内容的研究性和技术性,重点描述此阶段项目研究的主要内容和过程、重要结论和成果、关键技术研发等内容,一般包括如下内容:
(1)项目年度或阶段计划的要点和调整情况。简要说明本年度或阶段项目实施的主要任务,是否按计划进行,是否达到项目阶段目标或完成阶段任务,哪些研究内容根据研究发展状况及项目进展情况做了必要的调整和变动,哪些研究内容未按计划进行,原因何在。
(2)研究工作主要进展和阶段性成果。本部分是进展报告的重要部分,分层次叙述所开展的研究工作、取得的进展或遇到的问题等,给出必要的数据、图表。根据实际情况提供有关研究动态的对比分析及必要的参考文献。
(3)下一年度或阶段的工作计划。包括工作目标、主要任务、工作重点、进度安排、保障措施等。如对研究内容作重要调整,需明确要求调整的内容,并说明理由、必要性以及对项目实施的影响等。例如, 美国匹茨堡大学承担美国能源部项目编写的一份报告号为DE2010972310、提名为“高通量同位素反应堆低浓缩铀核芯的设计研究:2009年年报”的进展报告,全文64 页,包括21 个图、11 个表。报告分为五部分:第一部分为简介,主要描述项目目的和2009 年年度任务;第二部分详细描述了在反应堆分析方面所做的工作,包括U-10 型燃料设计、燃料循环周期研究、燃料设计改进以及其他研究内容;第三部分详细描述了在反应堆燃料开发方面所做的工作,包括反应堆燃料系统描述、涂层实验等;第四部分描述了2010 年研究计划;第五部分为参考文献。报告内容详尽,研究性、技术性强。
4.2.3 格式要求
  科技报告应采用国家正式公布实施的简化汉字编写,使用的标点符号应符合GB/T 15834-2011 的规定。科技报告中涉及的计量单位应采用国家法定计量单位。科技报告中的插图、附表、照片等必须完整,确保能够复制或缩微。报告中使用的术语、符号、代号必须全文统一,并符合规范化的要求。电子版科技报告应采用通用WORD 文件格式,且页面大小采用A4 纸。印刷版科技报告宜用A4 纸张,且科技报告的纸质、用墨、版面设计等应便于科技报告的印刷、装订、阅读、复制和缩微。科技报告各构成要素中文字宜采用的字体和字号要求如下:


4.3 封面
  科技报告必须具备封面。封面应提供描述科技报告的主要元数据信息,包括科技报告编号、科技报告密级、报告名称、支持渠道、报告类别、编制单位、编制时间等数据项。
4.3.1 封面撰写要求
  科技报告封面上的各数据项在著录中必须使用全称。
(1)科技报告编号
  由科技报告完成单位确定并填写,由完成单位机构代码+项目编号+/顺序号组成,形式为:XXXXXXXXX--NNNNUUNNNN/NN,如785388200--2012FJ1004/01。其中完成单位机构代码使用GB 11714《全国组织机构代码编制规则》规定的9 位组织机构代码,无组织机构代码的单位采用“000000000”。项目编号直接采用湖南省科技计划项目编号,单位机构代码和项目编号之间用“--”隔开。顺序号是同一科学技术计划项目形成的多份科技报告的2 位流水号(01-99),用“/”与项目
编号隔开。
(2)科技报告密级
  由科技报告保密等级、保密期限和制发日组成,书写格式为:公开、延期公开★3 年。科技报告保密等级分为5 级,即“公开级”、“限制级”、“秘密级”、“机密级”、“绝密级”,其中非涉密报告可分为公开和延期公开,延期公开需标识延期期限。科技报告公开范围由编制单位确定并填写,不涉及国家秘密、知识产权、技术诀窍和敏感信息的科技报告一律要求公开;涉及知识产权、技术诀窍和敏感信息的可申请延期公开,原则上延期的年限不得超过5 年。
(3)报告名称
  科技报告名称用词应反映科技报告最主要的内容,应避免使用不常见的缩略词、首字缩写字、字符、代号和公式等。报告名称可以与项目(课题)名称不相同,但应反映项目(课题)研究对象及其技术内容或部分技术内容。常见命名方式是在项目(课题)名称后面加“进展报告”、“最终报告”、“试验报告”等词,但不得将“科技报告”作为报告名称的一部分。报告名称长度要求不超过40 字。
(4)支持渠道
  填写提供项目研究经费的湖南省科技计划类别名称。计划名称应填写计划的全称,如“湖南省科技重大专项”。
(5)报告类别
  科技报告类别包括进展报告、最终报告和专题报告三类,根据实际填写科技报告的类别。
(6)编制单位
  填写承担科技报告撰写任务的项目(课题)承担单位名称。科技报告编制单位可以是项目(课题)第一承担单位,也可以是项目(课题)参与单位,但最终报告必须是项目(课题)第一承担单位。编制单位原则上要与报告作者单位一致。当编制单位与报告作者单位属同一科技项目的承担单位,提交的科技报告属编制单位委托合作单位人员撰写时,编制单位才允许与报告作者单位不一致。
(7)编制时间
  填写科技报告的撰写完成日期,遵照YYYY-MM-DD 日期格式,用阿拉伯数字著录,正确格式为:2015-12-10、2016-06-07。
4.3.2 封面示例
  示例:撰写规范的科技报告封面

4.4 基本信息表
  基本信息表(辑要页)集中描述科技报告的基本特征,提供加工、检索科技报告所需要的所有相关书目元数据信息,包括报告名称、报告作者及单位、使用范围、摘要、关键词等元数据。
4.4.1 基本信息表撰写要求
  报告名称、编制时间、报告编号撰写规范与封面相同,其他各数据项撰写规范如下:
(1)报告作者及单位:填写对项目研究工作及报告撰写做出直接贡献并能对内容负责的个人及工作单位。其中作者和作者单位要求一一对应,即一个作者一个单位,不可多个作者一个单位。作者和作者单位中间为空格,两个作者之间用分号隔开。作者单位需写全称。正确格式为:张三北京大学;李四清华大学。
(2)使用范围:科技报告使用范围即科技报告的密级,书写格式与封面“科技报告密级”要求相同。
(3)备注:填写需要注明的一些特殊事项,比如延期公开报告的查询权限、免责声明、报告与其他工作或成果的联系等。
(4)摘要:内容应包含科技报告的主要信息,一般概括性介绍研究工作的目的、方法、结果和结论等,重点介绍方法和结论,特别是要把报告的新理论、新方法、新结果等最有价值的信息及创新点表达出来。中文摘要字数一般为300~600 字,要求不超过1000 字;英文摘要实词一般为300 个。一般摘要和引言不可相同,应避免出现描述任务执行情况的语句,避免出现图、表、化学结构式、非公知公用的符号和术语,避免使用“本项目”、“本课题”、“本专项”、“项目组”、“课题组”、“本文”等词语,一律采用“本研究”、“本报告”等措辞。
(5)关键词:必须选择能够反映科技报告的研究对象、学科范围、研究方法、研究结果等内容的、有含义的实词,且在报告中有明确的出处。一般以3~8 个词为宜,每个词之间用“;”隔开。
(6)项目信息:填写项目任务书上的相关信息,包括项目名称、执行处室、计划名称、项目编号、项目负责人、技术领域、承担单位、总经费、计划拨款、起止年月(项目的实际起止日期)等。其中:计划名称应填写计划的全称;主管部门为立项和直接拨款的部门,而不是项目承担单位的行政主管部门。
(7)联系人:填写能对科技报告的质量及知识产权负责的人。
4.4.2 基本信息表示例
  基本信息表

4.5 目次
  科技报告必须有目次。
4.5.1 目次编制基本要求
  电子版科技报告的目次应自动生成。目次一般不超过四级,目次内容应包括章节编号、标题和页码。章节编号必须采用阿拉伯数字,引言一般不编号,也可以用阿拉伯数字“0”作为编号,主体部分的章节从“1”开始编号。
4.5.2 目次示例


4.6 图表清单
4.6.1 图表清单的基本要求
  科技报告中插图和附表较多时,应分别列出插图清单和附表清单。插图清单在前,附表清单在后。插图和附表两者中一项较多而另一项较少时,可将两者合并列出图表清单。插图清单应列出图序、图题和页码,附表清单应列出表序、表题和页码。图表清单应另起一页,置于目次之后。图、表等一律用阿拉伯数字分别依序连续编号。可以按出现先后顺序,从引言开始一直到参考文献之间,连续统一编号。5 章以上的大中型报告,图、表、公式可以分章或分篇依序分别连续篇号,即前一数字为章、篇的编号,后一数字为本章、本篇内的顺序号,两数字间用“-”连接。如图2-1、表20 等。全文编号方式必须一致。
4.6.2 图表清单示例
  插图和附表插图清单均较多时,编制规范的插图清单、附表清单如下所示:



  插图和附表中一项较少时,插图和附表合在一起的编制规范的图表清单如下:

4.7 正文
  科技报告正文总体结构上应包括引言部分、主体部分和结论部分,以参考文献结尾。“引言”、“结论”可以作为章标题,“主体”、“正文”不能作为章标题。
  科技报告正文部分要求从技术内容论述角度、采用技术论文的体例撰写,要针对研究对象、研究过程和研究方法、技术和结果等进行描述。文中不使用“本项目”、“本课题”、“本专项”、“项目组”、“课题组”、“本文”等词语,一律改用“本研究”、“本报告”等措辞。科技报告全文中应少涉及或不涉及组织管理方面的内容,不包括项目(课题)财务信息等内容。
4.7.1 引言部分
  引言部分论述有关研究背景、目的、范围、意义、相关领域的前人工作情况、理论基础和分析、研究设想、方法、实验设计、预期结果等,可以是一段话,也可以分小节论述。可以“引言”为章标题论述或另立更贴切的标题。国内外现状、研究内容、研究目标、技术指标、研究思路、技术路线、技术方案等内容可以放入“引言”,也可以作为研究概述、研究总论、技术路线等单独成章论述。
  撰写注意事项:
(1)“项目(课题)任务书规定的任务、考核指标及主要技术与经济指标”等原有标题不能直接用作科技报告的标题;必须将有关研究内容、研究任务、主要技术指标等从研究背景、目标、意义等角度,以“引言”或“研究概述”为标题进行综合论述。必须将有关知识产权目标、人才培养目标以及有关项目组织管理方面的内容删除。
(2)有关研究背景、意义、目标、研究概述等内容不宜以“立项依据”、“研制执行综述”等为标题,而应以“引言”或“研究概述”为标题进行综合论述。也可以将“国内外研究现状”单独作为一章,放在引言之后进行论述。
撰写规范的引言示例:


4.7.2 主体部分
  主体部分应参照项目任务书中的主要研究内容或任务,针对各个技术点(研究任务或内容),自拟标题,按照研究流程或技术点,分章节论述。应完整描述项目研究工作的基本理论、研究假设、研究方法、试验/实验方法、研究过程等,应对使用到的关键装置、仪表仪器、原材料等进行描述与说明。
  撰写注意事项:
(1)应针对研究对象及其技术内容凝炼、拟定章节标题,使整体章节结构、含义清晰明了。
(2)不应以“正文”、“主体”等做标题。
(3)不宜以“课题研究目标、任务、考核指标”、“课题实施完成情况”、“课题任务的执行情况”、“项目研究和成果情况”、“研究工作主要进展”等作为一级标题。
4.7.3 结论部分
  科技报告不应缺少结论部分。
  结论部分可以论述有关研究成果、研究发现、创新点,以及问题、经验和建议等内容,可以评价研究成果及发现的作用、影响、展望应用前景等。如果不能得出结论,应进行必要的讨论。还可以对下一步的工作设想、未来的研究活动、存在的问题及解决办法等提出一系列的行动建议。结论部分以“结论”或者“结论与建议”作为章标题。结论不是工作小结,不是正文中各段小结的简单重复。
4.7.4 参考文献
  科技报告中所有被引用的文献都要列入参考文献中。未被引用但被阅读或具有补充信息的文献可作为附录列于“参考书目”中。参考文献的著录项目和著录格式应符合GB/T 7714 的规定。
  撰写注意事项:
(1) 参考文献引用标注书序和参考文献的顺序应一一对应。
(2) 参考文献应集中列入正文的最后。
4.8 附录
  附录是科技报告主体部分的补充项目,可汇集以下内容:
——编入正文影响论述的条理和逻辑性,但对保证报告的完整性又是必须的材料;
——正文中未被引用但具有补充参考价值的材料。
  附录可以包括辅助性的图、表、数据,数学推导、计算程序,设备、技术的详细描述等资料。研究项目已申请或获得授权的发明专利等知识产权情况、著作权、发表论文、教材、项目奖励等成果情况可作为附录内容。
  撰写注意事项:
(1)每个附录都应在主体部分的相关内容中提及。
(2)每个附录宜另起一页编写。

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