科技报告的呈交

6 科技报告的呈交
  为更好地将科技报告工作纳入科技计划项目管理流程,确保各类科技报告完整呈交,切实减轻科研人员工作量,湖南省科技厅按照科技报告与验收报告同步撰写、同平台呈交的原则,在2016 年湖南省科技计划管理系统改造升级中,对原有项目报告的编写模板进行修改,将科技报告纳入各类项目报告的编写大纲,成为项目报告中相对独立的一部分。同时,在湖南省科技计划管理系统原有的申报平台基础上,扩展功能,将增加科技报告呈交模块,使科技报告的呈交与项目申报、项目结题验收渠道保持一致。在湖南省科技计划管理系统完成改版升级前,将依托“湖南省科学技术报告呈交系统”实现非涉密科技报告的统一呈交。涉密项目的科技报告通过机要渠道呈交。本章以“湖南省科学技术报告呈交系统”呈交湖南省科技计划项目科技报告例,介绍科技报告呈交的流程和操作方法。
6.1 呈交流程
  在呈交系统中,呈交系统管理员将系统登录授权码发给项目申报人,项目申报人按照操作步骤完成科技报告填写并提交,科技厅工作人员进行形式审核,审核合格方视为科技报告呈交工作完成。科技报告呈交流程如图6-1 所示。
  图6-1 科技报告呈交流程

6.2 操作步骤
6.2.1 项目申报人登录
  项目申报人收到呈交系统发送的邮件通知后,根据邮件提供的呈交系统网址,进入系统用户登录页面。无需注册,输入提供的“授权码”,点击“进入”即可登录湖南科技报告呈交系统。邮件通知内容和呈交系统登入界面分别如图6-2 和图6-3 所示。

6.2.2 提交前的准备
  进入呈交系统后,呈交系统首页界面如图6-4 所示。项目申报人需下载“正文格式”和“承诺书”,按照提供的格式比对、修改需要提交的科技报告正文,并打印“承诺书”经项目负责人和报告编制人手写签名后扫描生成PDF 文件。

6.2.3 报告提交
  在完成正文格式修改、生成承诺书PDF 文件后,点击图6-4 中的“提交新的科技报告”,进行科技报告信息的填写和文件的上传。
  ● 报告基本信息与项目课题信息填写报告基本信息填写界面如图6-5 所示,项目申报人需根据每个数据项的具体要求逐条填写。其中,标注“*”的数据项为必填项。


  填写注意事项:
(1)多个数据项内容必须一次填写准确
  承担单位、组织机构代码、联系人、联系人单位、联系人电话等多个数据项,一旦报告信息提交成功,系统将不再提供修改,因此项目申报人填写基本信息时要认真填写、仔细核对,确保一次填写准确。
(2)根据科技报告具体性质填写“报告类型”选项
  系统提供的报告类型选项有“最终报告”、“进展报告”、“专题报告”和“立项报告”四种,见图6-6。项目申报人须根据科技报告的具体性质选择填写。一般来说,项目结题验收时提交的总报告为“最终报告”,项目子项产生的科技报告则为“专题报告”;项目立项、项目执行中期检查时提交的科技报告分别为“立项报告”和“进展报告”。特别强调的是,每个项目提交的多个科技报告只允许有一个“最终报告”。若其他类型科技报告上传时选填了“最终报告”,会造成结题验收时的“最终报告”无法上传,如图6-7 所示。同时,由于报告信息一旦提交成功,报告类型便不能再行修改,因此,项目申报人选填报告类型时要谨慎选择。

(3)根据单位审核确认的密级填写“是否公开”选项
  项目申报人必须根据单位审核确认的科技报告密级填写“是否公开”选项。
  若科技报告内容可以公开,则选填“公开”;若报告内容涉及知识产权及其他涉密信息,则选填“申请延期公开”,同时将申请理由在“备注”一栏中注明。
(4)注意关键词填写格式
  关键词填写框如图6-8 所示。在填写中英文关键词时,必须填写3~8 个能够反映科技报告研究对象、学科范围、研究方法、研究结果等内容且有含义的实词,关键词之间必须用“;”隔开。

  ● 报告正文和承诺书的上传
  报告正文和承诺书上传界面如图6-9 所示。上传报告正文和承诺书时,分别点击“选择文件”,选择需要上传的文件(完成文件选择后的页面显示结果如图6-10)后,点击“上传附件”,即可完成报告正文和承诺书的上传。

  ● 点击“提交”,完成科技报告内容的全部上传。
6.2.4 提交报告的修改
  报告提交后,项目申报人在呈交系统首页可以看到已上传的科技报告列表。在提交完成的2 天内,项目申报人可以根据需要进行相关信息的修改。报告提交完成2 天后,上传的科技报告将导入“科技报告审核改写系统”,由省科技报告管理服务中心指定的审核改写人员进行报告的审核、修改。期间,报告将被锁定。项目申报人凭授权码进入呈交系统,只能查看科技报告状态而无法进行修改,如图6-11 所示。

  审核过程中,若审核改写人员发现项目申报人提交的科技报告不符合要求,且关键数据项无法进行修改时,将退回项目申报人,要求重新修改。报告“退回”时,系统将发送“报告退回修改通知”至项目申报人邮箱。项目申报人需凭授权码再次登录呈交系统,点击系统首页的“退回修改”,进入修改板块进行信息的修改和附件的重新上传。

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